Festpreis vs. Tagessatz: Abrechnung von KI-Beratung und Automatisierung

Beim Festpreis steht die Summe fest, bevor gearbeitet wird, beim Tagessatz ergibt sie sich aus den abgerechneten Tagen. Ob bei KI-Werkzeugen und Automatisierungen Festpreis oder Aufwand die bessere Wahl ist, hängt davon ab, wie viel über den Ablauf schon belegt ist: Mengen, Ausnahmen, beteiligte Systeme, laufende Kosten der Modelle.

Was Festpreis und Tagessatz jeweils absichern

Die pauschale Vergütung schützt den Auftraggeber vor Mehraufwand: Braucht der Auftragnehmer länger, bleibt der Betrag gleich, solange sich das Ziel nicht ändert. Dieser Schutz setzt voraus, dass das Ziel so genau beschrieben ist, dass es bei der Abnahme geprüft werden kann – er gehört deshalb zum Werkvertrag. Weil der Umfang eng gezogen ist, wird jede Erweiterung als Nachtrag vereinbart.

Die Abrechnung nach Tagen schützt vor etwas anderem: davor, einen Aufschlag für Unsicherheit zu bezahlen, die sich hinterher als klein herausstellt. Der Auftraggeber trägt das Mengenrisiko, behält aber die Freiheit, nach jedem Zwischenstand die Richtung zu ändern oder aufzuhören. Diese Form passt zur Beratung und Begleitung im Dienstvertrag, bei dem keine Abnahme stattfindet.

Woran man bei Automatisierungen die Kalkulierbarkeit erkennt

Ein Pauschalpreis ist nur so belastbar wie die Angaben, auf denen er beruht. Bei Automatisierungen liegen diese Angaben oft schon vor – oder sie fehlen völlig:

• Ein vorhandenes Laufprotokoll zeigt, wie viele Vorgänge täglich durchlaufen, wie oft ein Ablauf abbricht und welche Fehler sich wiederholen. Damit wird aus einer Schätzung eine Kalkulation.
• Ein gewachsener Ablauf ohne Aufzeichnung verrät nur, dass er manchmal hängt. Wie oft, und ob es an geänderten Quellsystemen oder an den Daten liegt, weiß niemand – das spricht für eine Prüfung nach Zeit.
• KI-Dienste auf verstreuten Konten lassen weder Nutzung noch Kosten erkennen. Bevor jemand einen gemeinsamen Zugang zu einem vereinbarten Preis anbieten kann, muss die Nutzung erst sichtbar werden.

Wer ein Umsetzungsangebot bewerten will, fragt deshalb zuerst, auf welchen Daten es beruht. Ohne Einblick in Mengen und Ausnahmen steckt in jeder Pauschale ein Sicherheitsaufschlag, den niemand beziffert. Welche Kennzahlen eine laufende Automatisierung liefern sollte, beschreibt das Prozessmonitoring.

Laufende Kosten: was in keine Pauschale gehört

Automatisierungen mit Sprachmodellen verursachen nach der Übergabe Kosten, die mit der Nutzung schwanken: Modellaufrufe werden nach verarbeiteter Textmenge abgerechnet, dazu kommen Lizenzen für angebundene Dienste und der Betrieb der Server. Wie hoch diese Beträge ausfallen, hängt davon ab, wie viele Vorgänge der Betrieb künftig durch den Ablauf schickt. Vorab lassen sie sich nur als Spanne abschätzen; in den Preis der Umsetzung eingerechnet, werden sie zur Wette für eine der beiden Seiten.

Sauberer ist die Trennung: Der vereinbarte Preis deckt die Herstellung des Ablaufs, die Betriebskosten stehen gesondert im Angebot, mit einer Kostengrenze je Monat und einer Aufzeichnung, welcher Ablauf welche Aufrufe verursacht. Woraus sich diese Beträge zusammensetzen, erklärt der Artikel über KI-Kosten.

Abrechnung nach Tagen: Haltepunkt statt offenes Ende

Bei Zeitabrechnung fürchten Geschäftsführer vor allem die Rechnung ohne Schlusspunkt. Dagegen helfen zwei Vereinbarungen. Die erste ist eine Kostengrenze, an der die Arbeit ruht, bis entschieden ist, wie es weitergeht: fortsetzen, Umfang verkleinern oder beenden. Die zweite sind benannte Unterlagen, die am Ende übergeben werden – bei einer Durchsicht der KI-Werkzeuge etwa das Verzeichnis der Dienste mit Datenflüssen und Verantwortlichen.

Hilfreich ist außerdem, die Arbeit nach Fragen zu gliedern statt nach Kalendertagen: Welche KI-Dienste sind im Einsatz? Welche Automatisierungen laufen ohne Verantwortlichen? Welche davon rechtfertigen eine Schnittstelle? Jede Frage endet mit einer schriftlichen Antwort, und nach jeder kann der Auftraggeber anhalten. Eine Abnahme wie beim Werk entfällt, denn geschuldet ist die Tätigkeit; übergeben werden die vereinbarten Unterlagen.

Typische Fehler bei der Wahl zwischen Festpreis und Tagessatz

• Pauschale für „KI im Unternehmen einführen“. Ohne Verzeichnis der vorhandenen Dienste und Abläufe ist das keine Aufgabe, sondern eine Überschrift. Der Anbieter muss raten, wie viel betroffen ist, und kalkuliert entsprechend vorsichtig.
• Nur der Normalfall ist eingepreist. Die Ausnahmen – unleserliche Belege, doppelt angelegte Kunden, gesperrte Zugänge – tauchen erst im Betrieb auf und werden dann einzeln nachverhandelt.
• Weiterentwicklung als Dauerauftrag nach Tagen. Ohne beschriebenen Umfang fehlt jedem Schritt der Maßstab. Änderungen an einer laufenden Automatisierung werden sauberer als einzelne Pakete mit eigenen Abnahmekriterien beauftragt.
• Modellkosten im Umsetzungspreis versteckt. Steigt die Nutzung, trägt eine Seite ein Risiko, über das nie gesprochen wurde.
• Zeitabrechnung ohne Grenze. Fehlt der Haltepunkt, wird aus einer Durchsicht eine offene Begleitung ohne Entscheidungsvorlage.

Wie wir Angebote aufbauen

Riffpfad Digital rechnet die Beratung zu KI-Werkzeugen nach Tagessatz mit Kostengrenze ab; welche Unterlagen am Ende vorliegen, steht vorher im Angebot. Die Umsetzung einzelner Automatisierungen folgt danach zum Festpreis mit Abnahmekriterien, der Zeitrahmen steht ebenfalls im Angebot, geliefert wird in Teilen, die sich einzeln prüfen lassen. Laufende Kosten für Modellaufrufe weisen wir getrennt aus. Auch bei uns im Betrieb laufen Aufrufe von Sprachmodellen über ein eigenes Gateway mit Kostengrenze. Wie die Beratung beginnt, beschreibt die Seite KI-Tools im Unternehmen.