Leistungsbeschreibung: Automatisierung und KI-Werkzeuge prüfbar bestellen

In einer Leistungsbeschreibung steht, welches Ergebnis ein Auftrag hervorbringen soll und an welchen Tatsachen man später erkennt, dass es da ist. Für Automatisierungen und KI-Werkzeuge reicht die Beschreibung des Ergebnisses allein nicht: Sie muss auch sagen, auf welchem technischen Weg Daten fließen, wie der Ablauf über sich berichtet und was er mit Fällen tut, die nicht passen.

Wozu die Leistungsbeschreibung im Werkvertrag dient

Im Werkvertrag schuldet der Unternehmer einen Erfolg (§ 631 BGB). Den Erfolg benennt meist ein Anhang, nicht der Vertrag selbst. Aus diesem Anhang leiten sich die Prüfkriterien für die Abnahme ab, und an ihm misst sich, ob eine spätere Störung unter die Mängelhaftung fällt oder als neuer Auftrag zu bezahlen ist.

Bei einem Beratungsauftrag hat das Dokument eine andere Aufgabe. Geschuldet ist dort eine Tätigkeit, kein Erfolg; beschrieben werden die Fragen, die bearbeitet werden, und die Unterlagen, die am Ende vorliegen. Viele Vorhaben rund um KI und Automatisierung enthalten beides – eine Bestandsaufnahme mit Empfehlung und die Umsetzung einzelner Abläufe –, und ein gutes Dokument trennt die beiden Teile sichtbar.

Datenweg und Wiederholung eines Laufs festlegen

Woher ein Ablauf seine Daten holt und was geschieht, wenn ein Lauf abbricht, ist für den Besteller keine Stilfrage. Zwei Abläufe liefern am ersten Tag dasselbe Ergebnis und altern doch verschieden: Der eine setzt nach einem Abbruch sauber wieder auf, der andere legt beim zweiten Versuch Buchungen doppelt an. Was ein wiederholbarer Lauf leisten muss, beschreibt der Artikel Idempotenz.

Je Datenquelle gehört deshalb eine Zeile mit vier Angaben ins Dokument:

• Quelle und Zugriffsweg: Schnittstelle des Herstellers, Dateiexport oder Postfach.
• Begründung, wenn keine Schnittstelle genutzt wird: Es gibt keine, sie ist nicht freigeschaltet, oder ihre Nutzung kostet mehr, als der Ablauf einbringt.
• Erlaubnis: ob die Nutzungsbedingungen des Portals das automatische Auslesen zulassen und wer das geprüft hat.
• Verhalten bei Änderungen: was geschieht, wenn Quelle oder Format sich ändern – anhalten und melden statt weiterzulaufen.

Diese Zeile verhindert einen typischen Streit. Der Besteller erwartet einen robusten Ablauf, der Auftragnehmer liest mangels Schnittstelle eine Exportdatei, und nach der ersten Änderung des Formats sieht jeder den anderen in der Pflicht.

Journal, Ausnahmen, Schweigen: wie der Ablauf berichtet

Die meisten Dokumente sagen, was ein Ablauf tun soll, und schweigen darüber, wie man erfährt, ob er es getan hat. Dabei lassen sich gerade diese Anforderungen am leichtesten prüfen:

1. Journal: Jeder Lauf hinterlässt einen Eintrag mit Zeitpunkt sowie gelesenen, verarbeiteten und zurückgestellten Datensätzen.
2. Ausnahmen: Fälle, die der Ablauf nicht sicher entscheiden kann, landen mit Grund in einer Liste bei einer benannten Stelle; verworfen wird nichts, ohne dort zu erscheinen.
3. Schweigen: Bleibt ein planmäßiger Lauf aus oder liefert eine Quelle ungewöhnlich lange nichts, geht eine Meldung hinaus.
4. Aufbewahrung: wie lange Journale gespeichert werden und wer sie lesen darf – auch mit Blick auf personenbezogene Daten darin.

Aus diesen vier Anforderungen entstehen unmittelbar Prüfschritte: zählen, vergleichen und probeweise eine Quelle abklemmen. Ein Ablauf ohne sie kann vertragsgemäß sein und trotzdem lange unbemerkt Datensätze auslassen.

Leistungsbeschreibung für Regeln zum Einsatz von KI-Werkzeugen

In vielen Unternehmen sind KI-Dienste im Einsatz, bevor jemand sie beauftragt hat: Mitarbeiter nutzen Chat-Assistenten mit privaten Konten, Abteilungen bezahlen Abonnements nebenbei. Das Phänomen erklärt der Artikel Schatten-KI. Wer dafür Beratung einkauft, beschreibt das Ergebnis besser ebenso genau wie bei einer Software:

• Bestandsaufnahme: welche Werkzeuge in welchen Abteilungen genutzt werden, unter welchen Konten und mit welchen Arten von Daten.
• Regeln: welche Werkzeuge zugelassen sind, welche Daten ein Sprachmodell sehen darf und welche nie, wer neue Werkzeuge freigibt.
• Kostenrahmen: wer eine Kostengrenze festlegt, wie sie überwacht wird und was bei ihrem Erreichen geschieht.
• Übergabeform: ob die Ergebnisse als Dokument, als Schulungsunterlage oder als technische Umsetzung vorliegen.

Der letzte Punkt entscheidet über die Vertragsform. Ein Regelwerk auf Papier ist das Ergebnis einer Beratung; ein zentraler Zugang, über den Anwendungen Sprachmodelle aufrufen und der Ausgaben begrenzt, ist ein Werk mit eigenen Prüfkriterien. Wer das nicht trennt, weiß am Ende nicht, ob er ein Dokument lesen oder ein System prüfen soll.

Sätze, die sich nicht prüfen lassen

• „Der Ablauf läuft stabil.“ Prüfbar wird das erst mit Zeitraum, Zählweise und einer Festlegung, was als ausgefallener Lauf gilt.
• „Die KI ordnet Anfragen korrekt zu.“ Ein Sprachmodell irrt gelegentlich; beschrieben werden müssen Stichprobe, prüfende Person und das Verhalten bei Unsicherheit.
• „Anbindung an das Lieferantenportal.“ Ohne Zugriffsweg bleibt offen, ob eine Schnittstelle oder ein Dateiexport gemeint ist.
• „Mitarbeiter nutzen KI datenschutzkonform.“ Das ist ein Ziel, kein Ergebnis; prüfen lassen sich nur konkrete Regeln und die Frage, wer ihre Einhaltung wie sieht.

Hilfreich ist, neben jeden Satz gleich den Prüfschritt zu schreiben. Findet sich keiner, ist der Satz noch ein Wunsch.

Woraus bei uns ein Angebot entsteht

Riffpfad Digital beginnt mit einer Bestandsaufnahme dessen, was bereits läuft: KI-Werkzeuge und ihre Konten, Skripte und zeitgesteuerte Abläufe samt ihren Zugängen. Daraus schreiben wir die Beschreibung in zwei getrennten Teilen – Beratung mit benannten Dokumenten, Umsetzung mit Prüfkriterien. Für jede Datenquelle steht darin der Zugriffsweg, wo möglich über eine Schnittstelle, für jeden Ablauf Journal, Ausnahmeliste und Meldung bei Schweigen. Welche Daten ein Sprachmodell zu sehen bekommt, ist Teil des Angebots. Wie die Bestandsaufnahme abläuft, zeigt die Seite KI-Tools im Unternehmen.